Flüssigere Prozesse mit weniger Papier

Der Baukonzern Porr AG ist auf dem Weg zur papierlosen Baustelle. Auf dem Weg dahin wurden Prozesse rund um die Instandhaltung des Maschinenparks digitalisiert – mittels mobiler Endgeräte und einer modernen, auf „SAP Fiori“ basierenden Oberfläche. Das Projekt beweist, dass Fiori nicht nur im Vertrieb punktet, sondern auch im Herrschaftsbereich der „schwarzen Finger“ für flüssigere Prozesse mit weniger Papier sorgt.

Gekoppelt: Die neue Anwendung ist direkt mit der Verwaltung des Instandhaltungslagers verzahnt und beschleunigt so die Arbeitsabläufe.

Ohne Maschinen kein Bau. Ohne funktionierende, gut gewartete Maschinen keine gleichbleibend hohe Qualität. Daher hat der Porr Konzern seinen Maschinenpark in eigener Hand: Die Porr Equipment Services GmbH besitzt alle Gerätschaften von der Bohrmaschine bis zum Turmdrehkran. Die Baustellen des Konzerns mieten die Ausrüstung bei der Konzerntochter. In verschiedenen Instandhaltungswerkstätten setzen die Techniker die Maschinen nach dem Einsatz wieder instand. Bis vor Kurzem basierten alle hierfür notwendigen Prozesse auf Papierformularen: Zwar sind sämtliche Maschinen als Equipment in „SAP ETM“ (SAP Equipment and Tools Management) beziehungsweise „SAP PM“ (SAP Plant Maintenance – Instandhaltung) hinterlegt, wurde jedoch eine Instandhaltungsmeldung erfasst, landete diese als Werkstattauftrag im Drucker. Auf diesem Auftrag hakte der Techniker alle erledigten Aufgaben ab und schrieb seine Arbeitszeit dazu. Im Meisterbüro wurde dieser handschriftlich freigegeben, bevor die Leistungen dann in der Buchhaltung durch Abtippen digitalisiert wurden.

„Insgesamt druckten wir pro Jahr gut 170.000 Seiten aus, um alle Instandhaltungsaufträge abzuwickeln“, erläutert Ingenieur Paul Porter. Er ist zuständig für die Prozessdigitalisierung bei der Porr Equipment Services GmbH und sieht bei diesen Abläufen großes Optimierungspotenzial. Denn durch die vielen handschriftlichen Abläufe hatten die Daten nicht immer die gewünschte Qualität. Falsch erfasste Material-, Kostenstellenoder Equipmentnummern beispielsweise führten immer zu aufwendigen Nachfragen und Korrekturen. Und je länger der Prozess dauerte, desto später konnte der Auftrag fakturiert werden.

Fiori dort im Einsatz, wo es funkt und blitzt

Werkstatttauglich: Die mit SAP Fiori erstellte Applikation für die Instandhaltungswerkstätten der Porr AG macht sich auch im rauen Arbeitsumfeld hervorragend.

Es musste also mehr Tempo in die Instandhaltungsabläufe. Zumal der Mehrheitseigner des Unternehmens die Digitalisierung im ganzen Konzern vorantreibt und sich eine papierlose Baustelle wünscht. Nachdem man bei der Porr zuvor schon sehr gute Erfahrungen mit einer von IGH Infotec gelieferten, in SAP integrierten Lagerhaltungslösung in den Instandhaltungslagern gemacht hatte, wandte sich das Bauunternehmen auch mit dem neuen Digitalisierungsprojekt an das Unternehmen. Es galt, die Papierformulare samt dazu gehöriger Prozesse in eine App zu übertragen, die mit dem SAP-System des Konzerns kommunizieren kann. 

Die Herausforderung dabei war: Porr wollte die Anwendung nicht nur auf Desktop-PCs einsetzen, sondern auch auf den im Konzern üblichen iPhones. Die Software muss sich also auch eventuell mit Handschuhen oder öligen Fingern auf kleinen Touchscreens von Smart phones oder Tablets steuern lassen. Von daher blieb den Entwicklern nur SAP Fiori, das die Darstellung automatisch an die zur Verfügung stehende Bildschirmgröße anpasst (responsive design) und so unabhängig von einer bestimmten Hardwareplattform macht.

Bisher waren Fiori-Apps eher im Vertriebsumfeld üblich, also bei „White Collar Workern“. Bei der Porr soll eine solche Anwendung Prozesse dort beschleunigen, wo es funkt und blitzt: neben dem Schweißbrenner in der Werkstatt. Nachdem die Werkstattmitar beiter abgesehen von der Materialverbuchung kaum Berührungspunkte mit IT-Anwendungen hatten, musste die Bedienoberfläche zudem so nutzerfreundlich wie möglich ausfallen – was dank Fiori ebenfalls gut zu machen ist. Die Porr startete also quasi von „Null auf Fiori“ direkt durch und setzte auf die modernste derzeit machbare Lösung. Anders als herkömmliche SAP-Add-ons können Fiori-Anwendungen nicht direkt auf die Daten des führenden SAP-Systems zugreifen. Daher hat die IT -Abteilung der Porr ein Gateway bereitgestellt. Über dieses greifen die mobilen Clients über VPN-Tunnel auf das SAP-System in der Konzernzentrale zu.

Arbeitszeit automatisch einbuchen

Gekoppelt: Die neue Anwendung ist direkt mit der Verwaltung des Instandhaltungslagers verzahnt und beschleunigt so die Arbeitsabläufe.

Mit der Fiori-App erfasst der Werkstatttechniker die Arbeitszeiten: Die Anwendung zeigt die zu erledigenden Tätigkeiten wie beispielsweise einen Hydraulikölwechsel an. Erledigt der Mechaniker die Aufgabe, bucht die Software die Arbeitszeit automatisch ein. Die Werkstattmeister prüfen diese Eingabe nun direkt in SAP und vermeiden so ebenfalls Übertragungsprobleme. Die App zeigt auch die von der IGH Lagerhaltungslösung über „SAP MM“ auf den Werkstattauftrag gebuchten Materialien wie Öle, Fette, C-Teile oder Ersatzteile an.

„Dank unserer neuen Lösung haben wir jetzt höhere Transparenz und sehen schneller, wo welche Schäden auftreten, weil die ,Abschreibzeiten‘ wegfallen“, erklärt Paul Porter. „So sehen auch unsere Werkstatttechniker, welche Tätigkeiten und Materialien bereits auf den Werkstattauftrag gebucht sind“, so der Digitalisierungsspezialist weiter. In vielen Unternehmen, die Instandhaltung betreiben, laufen die damit verbundenen Kosten typischerweise als nicht vermeidbare Aufwendungen. Diese Firmen wissen also gar nicht, wo welche Kosten in der Instandhaltung auflaufen.

Testlauf vorzeitig abgebrochen

Um die Fiori-App auf Praxistauglichkeit, Akzeptanz und Funktionsumfang zu testen, hat sie die Porr an drei Standorten jeweils mit ausgewählten Anwendern als Pilotprojekt laufen lassen. Die Ende März 2017 gestartete Testphase musste nach wenigen Wochen beendet werden. Aber nicht aufgrund von Problemen: „Das Feedback der Mechaniker und Meister an den Standorten war derart positiv, dass wir so schnell wie möglich flächendeckend in den Echtbetrieb gehen wollen“, freut sich Porter. Bis Ende des Jahres 2017 soll die Instandhaltungs-App von allen Mecha nikern in den Werkstätten in Deutschland, Österreich und der Tschechischen Republik eingesetzt werden. Das sind immerhin rund 350. Die dann zu erwartenden Einsparungen sind vielversprechend. Allein die wegfallenden Kosten, um jährlich 170.000 Seiten Papier zu bedrucken und zu verarbeiten, sind deutlich spürbar. Gleichzeitig steigt die Qualität der erfassten Daten, was die Kollegen in der Buchhaltung entlastet und ihnen mehr Zeit für höherwertige Aufgaben verschafft.

Über die Porr AG

Die Porr AG ist aktuell mit mehr als 16.000 Mitarbeitern und einer Produktionsleistung im Jahr 2016 von rund 3,9 Milliarden Euro eines der größten österreichischen Bauunternehmen und einer der führenden Infrastrukturspezialisten Europas. Als Full-Service-Provider deckt sie vom Hochbau bis zu komplexen Projekten im Bahn-, Brücken-, Tunnel- und Straßenbau alle Bereiche der modernen Bauwirtschaft ab und erwirtschaftet damit in ihren Heimmärkten Österreich, Deutschland, Schweiz, Polen und Tschechien mehr als 86 Prozent ihrer Produktionsleistung. Projektbezogen ist sie auch in ausgewählten Ländern der CEE/SEERegion, in Skandinavien, UK und Katar im Infrastrukturbereich aktiv.

Ziel: Papierlose Baustelle

Die Einführung der Fiori-App in den Werkstätten ist zwar ein riesiger Schritt. Dennoch bleiben laut Paul Porter etwas mehr als fünf Prozent aller Druckauf träge bestehen: Bislang arbeiten die Kollegen auf den Baustellen noch mit papierbasierten Prozessen. Damit soll dann aber bald Schluss sein: Die Anwendung ist ja auch schon per Mobilfunknetz und VPN mit dem SAP-Server in der Konzernzentrale verbunden. „Wir sind zuversichtlich, dass unsere direkt auf den Baustellen aktiven Werkstatttechniker in naher Zukunft ihr Smartphone auch zum Verbuchen ihrer Arbeitszeiten oder Materialien zücken werden – und nicht mehr den Schreibblock“, erhofft sich Paul Porter.